証拠次第！？未払い残業代を請求するために必要な証拠とは？

証拠1：会社に雇用される時に交わした書面

会社によって異なるのですが、雇用される側に対して一方的に「雇用通知書」という書面である場合もありますし、会社と雇用される側との二者間で契約する「雇用契約書」や「労働契約書」といった書面である場合もあります。

どのような書面でも構わないのですが、ここで確認したいことは、入社時に得た書類に、給与や残業代の計算・支給方法についてどのような条件で記載されているかという点です。書面の内容がどのような名称のものであれ、労働基準法という法律では「労働者を雇う時には賃金や労働時間をはじめとする労働条件を明示しなければならない」と定められています。ですから、まずは入社時に発行された通知書もしくは契約書を証拠として探しておきたいところです。

証拠2：就業規則（コピーでも可）

会社で働く人がどのようなルールを守って働くべきか、という点についてまとめられたものが「就業規則」です。

具体的には就業時間はどうなっているのか、休日はいつなのかといった普段から仕事をする上で気にしなければならない内容に始まり、時間外の労働があるのかどうか、割増賃金はどのように計算するのかというようなルールも記されています。

ですから、未払いになっている残業代を請求するにはコピーでも構いませんから、是非とも就業規則を得ておきたいところです。中には「就業規則？見たことないな…」という人がいるかもしれません。

しかし、就業規則は働く人が10人以上いる会社では「労働者が見たいと思ったらいつでも見られるようにしておきなさい」と労働基準法で定められています。つまり、会社が法令違反していないかぎりは社内に就業規則が存在するはずですので、しっかり探しましょう。

証拠3：何時に仕事を始めて終えたのか証明できる資料

未払いになっている残業代を会社に対して請求するには、請求する側である私達が「確かにその時間、会社で働いていた」という事実を証明しなければなりません。

証明できる資料の質がイマイチである場合、未払い残業代を巡って会社側と裁判をする時になった時に請求する側である私達の要求が認められないケースが少なくありません。

ですから、たとえ裁判になったとしても勝てるような「確実な資料」を準備する必要があります。 具体的には勤怠記録・業務日報・メールの送受信記録・タクシーや深夜バスの利用履歴などがあげられます。以下から詳しく説明していきます。

（1）勤怠記録

皆さんの勤務先では始業時間・終業時間・休憩時間をどのように管理していますか？タイムカードでしょうか？入退室記録でしょうか？いずれにしても、勤怠状態が記録されているものは最低限、準備しましょう。もし、会社が従業員の勤務時間をしっかりと把握したり管理したりしていない場合には、勤怠記録だけではなく、他の資料も余すところなく準備して、勤務実態と支払われるべき残業代を証明します。

（2）メールの送受信記録

残業をしているということは業務連絡などを何かしらしているはずです。多くの場合はメールを通じて連絡をしているのではないでしょうか。

つまり、メールの送受信記録を見れば、「その時間は仕事をしていた」という事実を証明することができるのです。 もしもメールを使った仕事をしていないということであれば、日常を綴った日記のようなものの中に「今日は○○時まで仕事だった」というような記載が詳しく書かれているようであれば、いくつかの資料と合わせ技にはなりますが「その時間は仕事をしていた」ということを証明できます。

ただし、残業していたことを証明できるメールの送受信記録は、仕事内容に関係するメール内容に紐付いた送受信時間だけです。自分自身がサービス残業をしている事に対して相談をするようなメール内容を除き、プライベートなメールの送受信記録に紐付く送受信時間は、何時まで仕事をしていたのかという証明にはなりにくいのです。

仕事ではなく「プライベート」ですから、仕方がありません。

（3）タクシーや深夜バスの利用履歴

電車の運転時間が終わって仕方がなくタクシーや深夜バスを利用して帰宅することもあります。

そのような場合には、会計時の領収書が退社時間を証明できる可能性がありますので、準備しましょう。なぜ領収書なのかというと、領収書には乗車時間が記載されるケースが少なくないからです。

深夜バスの場合には領収書に乗車時間が記載されていない可能性がありますが、そもそも「深夜バス」というくらいですから、決まった曜日の決まった時間帯に数本程度しか運航していないことは、時刻表を提示できれば明らかです。

領収書は経費精算だけではなく、残業代の未払いを巡る問題にも利用できるということを覚えておいてください。

証拠4：残業時間中にどのような仕事をしていたのか証明するための資料

始業時間・終業時間・休憩時間を証明できるような資料をいくつか揃えられたとしても、会社側からは「仕事が残っているわけではないのに無駄に会社に残っていただけ」「仕事をしていたのではなく遊んでいたのではないか」といった疑問を投げつけてくる場合があります。

そこで、会社側からこのような疑問を投げ付けられた場合でも平然と「その時間は仕事をしていた」ということを証明できる資料は準備しておきましょう。

例えば、残業中に送受信したメール内容は、残業時間中の業務内容について証明できる良い資料です。

また、上司から日付けの付いた承認印なども有力な資料として使えそうです。さらに、日報をつけている場合には、残業内容がしっかりと明記されているのであれば日報も証明材料として使えます。 ポイントとしては「残業内容がしっかりと明記されている」という点が重要です。簡単に殴り書きしたようなメモでは、「いつでも書き加えられる」という点から、証明材料としては使いづらいです。

つまり、自分がいつでも加筆できるような手書きの書面というよりも、デジタルに作成されることで内容や時間の履歴が終えるような書面のほうが、残業時間中にどのような仕事をしていたのか内容を証明する資料としては有効です。ですから、例えば、どのような仕事をするために残業をするのかということを上司に提出しているような会社であれば、「残業承認書」にあたるものも残業中の仕事内容を証明してもらえる資料となりえます。

もしも資料が揃えられなかったら未払い残業代は請求できない？

いいえ、そんなことはありません。会社側には労働者を雇うに当たって守らなければならないルールが労働基準法で色々と定められています。

ですから、もし、会社側のガードが堅いなどの理由で資料が揃えられないのであれば、私達のような労働者は会社側に「資料を開示して下さい」と請求することができます。

この時に使える労働基準法は109条と厚生労働省からの通達事項「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準について」です。

労働基準法第109条と厚生労働省からの通達事項には、会社側は労働日ごとの労働時間について始業が何時で終業が何時だったというような記録を残し管理する必要があるという趣旨のことが書かれています。

それも、記録・管理する方法はタイムカードなどのような客観的な記録である必要があるとも書かれています。また、どうしてもタイムカードのようなものではなく自分から申告することで労働時間の始まりと終わりを決めるのであれば、会社は労働者に対してしっかりと説明した上で申告内容と実態が一致しているか確認しなければならないという内容になっています。

とはいえ、未払い残業代を請求したい側の私達が「会社に資料を提供してもらえるなら、時間をかけて資料を探さなくても良い」というわけではありませんので、注意して下さい。

もしも、話し合いがこじれて裁判をするようなことになった場合、いくら弱者である私達が「会社に資料を提供するように言って欲しいのです」と裁判官にお願いしたとしても、裁判官にしてみればその要求が正しいことなのか証明できる資料がなければ、動けないのです。そうです。どんなに会社側のガードが堅くても、何かしら残業時間とその時間に確実に仕事をしていたという証明は必要なのです。

残業時間や残業時間中に仕事をしていたという証拠は、客観的で時間履歴を加筆・修正できないようなものであれば、些細なものでも証拠となる資料の数でカバーできることも少なくありません。「これは証拠になるかな…」と判断に迷うものも含めて資料を収集しましょう。

そして、自分だけで手に負えないといったことが出てきたら専門家である弁護士・社会保険労務士（社労士）の力を借りることも考えましょう。インターネットで検索をしてみると、初回は無料で相談にのってくれる弁護士や社労士を多く見かけます。何人かの弁護士・社労士に実際に会って相談にのってもらえば、弁護士・社労士の人柄が分かりますし、実際に手伝ってもらおうとなった時の費用も概算は出してくれます。

自分で出来ることは自分で、自分だけではどうにも身動きが取れなくなったのなら、そこで諦めるのではなく専門家を頼るということも考えてみて下さい。